VERIFACTU
¿Qué es Verifactu?
Es el Reglamento que regula los requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF), aprobado por el RD 1007/2023, de 5 de diciembre.
Descripción del ámbito de aplicación de la normativa
No altera materialmente las obligaciones sustantivas de facturación, que se seguirán rigiendo por lo establecido en la normativa tributaria, especialmente en la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, su Reglamento aprobado por Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, y por el Reglamento de Obligaciones de Facturación (ROF), aprobado por Real Decreto 1619/2012.Por ello:
A las operaciones que según la normativa no deban facturarse no les será de aplicación esta regulación, sin perjuicio de que los requisitos puedan ser asumidos voluntariamente por cualquier contribuyente
Las autorizaciones especiales emitidas en materia de facturación por el Departamento de Gestión de la Agencia Tributaria, siguen siendo vigentes.
No obstante, la norma ha introducido una pequeña modificación en las obligaciones de facturación de las personas y entidades que entren en su ámbito subjetivo (arts. 5 y 6 del ROF). Consiste en la incorporación, en las facturas y facturas simplificadas emitidas, de un código QR y, en su caso, una leyenda de “factura verificable” o VERI*FACTU.
Objetivos de la regulación
Su objeto es regular cómo deben funcionar los sistemas informáticos de facturación (SIF) para asegurar el cumplimiento de los requisitos que establece el artículo 29.2.j) LGT de forma que se garantice la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas
Los Registros de facturación
La norma pretende asegurar la estandarización y legibilidad de los registros producidos por los sistemas de facturación, para lo cual se regula tanto el “Registro de facturación de alta” como el “Registro de facturación de anulación”. El contenido de ambos registros, que se detalla en el Reglamento y cuya especificación técnica se encuentra en el Anexo de la OM, está basado en la información obligatoria de facturación (que se menciona en el artículo 6 del ROF) a la que se añaden determinados datos de seguridad, la identidad del Sistema y la fecha y hora de producción del mismo.
Los Registros de facturación no contienen la totalidad de la información de las facturas y, en ningún caso, son facturas electrónicas. La factura misma puede contener información adicional, no recogida en el registro obligatorio, siempre y cuando no se altere el contenido de este último. Igualmente, se permite tanto la emisión de la factura en papel como la emisión de factura electrónica estructurada, sin que una u otra se vean alteradas por la producción obligatoria del “Registro de Facturación de Alta”.
Todos los registros de facturación se estructuran con un formato y un diseño de registro únicos y deben observar una especificación de seguridad consistente en la generación de un código Hash para cuya producción se toman partes del registro de facturación inmediatamente anterior.
Modalidades de cumplimiento
Existen dos modalidades válidas para cumplir la normativa, la modalidad VERI*FACTU y la modalidad de conservación de los registros de facturación en el Sistema emisor (modalidad NO VERI*FACTU). Adicionalmente, para aquellos operadores pequeños que no necesiten disponer de un sistema informático de facturación, la Agencia Tributaria pondrá a su disposición en la Sede Electrónica de la AEAT un formulario en el que podrán elaborar sus facturas generando también registros adaptados a la normativa. Este aplicativo será de tipo VERI*FACTU.
Elementos de seguridad adicionales
Los elementos de seguridad, para aquellos sistemas que no sean de tipo VERI*FACTU, adicionalmente al “Hash” mencionado incluirán la firma electrónica de los registros efectuada por el sistema emisor de los mismos. En relación con todo el sistema, deberán disponer también de un “registro de eventos” del sistema conservado con requisitos de seguridad análogos a los que se aplican a los registros de facturación.
Capacidad de exportar los registros
Todos los sistemas informáticos de facturación producidos y comercializados deberán tener capacidad de exportar y transmitir en línea los registros de facturación. Cuando la modalidad elegida sea NO VERI* FACTU, en caso de que se requieran por parte de la Administración Tributaria dichos registros, los mismos podrán ser directamente enviados a través de un procedimiento simplificado y automatizado.
El QR y las facturas verificables y no verificables
Desde la entrada en vigor para los obligados a emitir facturas (OEF) de la normativa de requisitos SIF, todas las facturas ya sean completas o simplificadas , deberán incorporar un código QR. dicho código, contiene cierta información de la factura y una dirección URL a la sede de la agencia tributaria.
Dependiendo de la modalidad de cumplimiento adoptada, el código QR servirá, bien para validar fiscalmente el contenido de la factura recibida (en la modalidad de sistemas de facturas verificables o VERI*FACTU), bien para comunicar la misma a las autoridades fiscales (en la modalidad de sistemas de facturas no verificables o NO VERI*FACTU).
En orden a obtener la máxima seguridad en el proceso de cotejo, es aconsejable la utilización de la APP de la Agencia Tributaria a estos efectos.
Servicios tributarios
En relación con el Reglamento RRSIF, la AEAT facilitará los siguientes servicios.
Aplicativo simplificado de facturación, que estará soportado en la Sede electrónica de la AEAT mediante un formulario, para el cumplimiento de las obligaciones de aquellos pequeños empresarios que, por el escaso número de facturas emitidas, no dispongan de su propio SIF. Dicho aplicativo exige la introducción de la información de las facturas y el sistema devuelve una factura imprimible con QR, además de conservar en la Sede Electrónica el registro de facturación de alta en modalidad VERI*FACTU.
Son limitaciones del uso de dicho sistema:
Por exigir la completa identificación del cliente, solo admite facturas completas, no siendo utilizable para facturas simplificadas.
No admite facturas con múltiples destinatarios.
Listado de la facturación remitida a la Sede Electrónica. En todo momento, los usuarios emisores de las facturas, que hayan utilizado la modalidad VERI*FACTU, podrán acceder al listado de sus registros de facturas emitidas disponibles en Sede Electrónica. Del mismo modo, también podrán acceder al listado de los registros de facturación recibidos cuando el emisor de las facturas hubiera utilizado a su vez la modalidad VERI*FACTU.
El acceso a dicho listado facilita la confección de las autoliquidaciones, así como la del Libro Registro de Facturas Emitidas.
¿Quienes están obligados y qué operaciones se incluyen?
La normativa tiene un ámbito de aplicación objetivo, subjetivo y territorial muy amplio.
Todos los empresarios individuales o societarios, así como entidades sin personalidad, que se encuentren sujetos al IRPF (por rendimientos de actividades económicas), al Impuesto de Sociedades o al Impuesto sobre la Renta de no Residentes por mediación de establecimiento permanente radicado en España, y que estén domiciliados en territorio español de régimen común, es decir excluyendo a los residentes en País Vasco o Navarra.
Los anteriores están obligados a respetar el contenido de la nueva normativa en sus sistemas de facturación para la emisión de facturas, ya sean completas o simplificadas, cualquiera que sea el destinatario de las mismas.
Las excepciones, a estas dos reglas son, básicamente, las siguientes:
Empresarios adscritos al Suministro Inmediato de Información
Están excluidos del cumplimiento de la normativa de RRSIF, todos los empresarios que estén adscritos al cumplimiento de las obligaciones de llevanza de los Libros registro del Impuesto sobre el Valor Añadido a través de la Sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, establecida en el artículo 62.6 del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre. La adscripción al SII puede ser obligatoria o voluntaria.
Exclusiones admitidas a la obligación de facturación
También se excluye el cumplimiento de la norma en relación con aquellas transacciones que, con base en la normativa tributaria (especialmente en el Reglamento de obligaciones de facturación (ROF) RD 1619/2012) no deban documentarse en factura, así como aquellos otros supuestos que dispongan de autorizaciones específicas, emitidas por el Departamento de Gestión de la Agencia Estatal de Administración Tributaria para no emitir facturación.
Modalidades de cumplimiento de las obligaciones de funcionamiento de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF).
Existen dos modalidades de cumplimiento, igualmente válidas, que se regulan en el Reglamento aprobado por Real Decreto 1007/2023:
La modalidad denominada VERI*FACTU, que exige que los registros informáticos de factura sean remitidos a la Sede electrónica de la Agencia Tributaria inmediatamente después de su producción, evitándose con ello su alteración posterior, y asegurando su conservación.
Las facturas producidas por este procedimiento serán facturas verificables, dado que podrán ser consultadas en la Sede electrónica por el cliente para asegurarse de su calidad fiscal, utilizando para ello el QR incorporado a la factura.
La modalidad NO VERI*FACTU, que no exige la remisión a Sede electrónica de los registros de facturación, pero como contrapartida, exige requisitos adicionales de seguridad que incluyen la firma producida por el sistema emisor y la llevanza y conservación de un “Registro de Eventos” del sistema en los términos reglamentariamente establecidos.
Las facturas producidas por esta modalidad no serán facturas verificables, dado que no podrán ser consultadas en la sede, pero también incorporarán el Código QR en la factura y podrán ser comunicadas a la Agencia Tributaria.
Contenido del Registro de facturación de alta.
Certificación de los sistemas informáticos.
Las entidades productoras o fabricantes del sistema informático deberán certificar, mediante una declaración responsable por escrito y de forma visible en el sistema y cada versión, que el sistema informático cumple con lo dispuesto en el artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, General Tributaria (LGT), así como con lo dispuesto en este Reglamento y en las especificaciones que, en su desarrollo, se han aprobado mediante orden ministerial.
La declaración responsable incluirá los datos referentes al sistema informático que permitan identificarlo y saber su tipología, composición y funcionalidades, así como conocer las características de la instalación del mismo. Además, contendrá los datos identificativos y de localización del productor del mencionado sistema informático y la fecha y lugar en que la firma.
Todo obligado a emitir facturas que utilice un sistema de facturación debidamente certificado no tendrá responsabilidad por el incorrecto funcionamiento de este. Tal responsabilidad corresponderá a su fabricante, de acuerdo con el artículo 201 bis de la LGT.
Glosario de términos
VERI*FACTU: es el término que emplea el Reglamento para referirse a una de las dos modalidades de cumplimiento de la norma, consistente en la remisión de los registros de facturación, simultáneamente a su producción, a la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Coloquialmente, este es el nombre con el que se conoce al Reglamento que regula los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación.
ROF. Reglamento de Obligaciones de Facturación, aprobado por RD 1619/2012, 30 de noviembre.
RRSIF: Abreviatura del Reglamento que regula los requisitos de los sistemas informáticos de facturación, aprobado por RD 1007/2023, de 5 de diciembre.
Código QR. El código QR “Quick Response” o de respuesta rápida, es la evolución del código de barras y permite, al ser escaneado, ver la información que contiene. Es frecuente que incorpore una url a la que dirige al usuario.
HASH. Algoritmo matemático o función criptográfica que transforma cualquier bloque o conjunto de datos informáticos en una nueva serie de caracteres con una longitud fija (huella). Cualquier alteración en el bloque de datos, por pequeña que sea, devolverá una huella hash distinta, dejando constancia de su alteración. El RRSIF utiliza dentro del bloque de datos, parte de la huella del registro anterior, encadenando así los registros de forma secuencial.
